2018年12月25日

【WEBサービス】Gmail出戻り準備

キャプチャ

こんにちは。

Inbox by Gmailの終了まであと数ヶ月、そろそろ本家Gmailに戻って慣れておかなきゃと久しぶりに使ってみると、まあグチャグチャで管理しづらい状態。 というのも、Inboxでは意識しなくてよかったことがGmailでははっきり見えてしまうからなんですね。 具体的にはラベルの構成や自動振り分け設定です。   気にしなきゃいいんでしょうけど、こういう変なところでA型の几帳面さが顔を出すので本人としても困ってます。
そこでこの際がっつり整理してやろうってことでラベルと自動振り分け(フィルタ)設定を見直すことにしました。



カテゴリ

InboxもGmailも同じですが「カテゴリ」って良く分からないんですよね。 Googleさんご自慢のAIかなんかで自動的に割り振ってくれるみたいですが、その精度も私にとってはイマイチですし、ユーザが勝手に追加・削除することも出来ない。 こまめに指定し直すことで精度が上がっていくらしいですが、あいにく指定し直す私がブレブレなので、私のアカウント担当のAIさんはさぞかし混乱の極みだったことでしょう。 ごめんね。

だいたい私はSNSをほとんどやらないので「ソーシャル」なんてカテゴリは不要ですし、なにか議論に参加することもないので「フォーラム」も不要。 「プロモーション」に振り分けられるメールには関心が無いですし、「新着」ってなによ?受信ボックスに入ったのが新着ちゃうんかい!という状態。 Inboxにはさらに「トラベル」「ショッピング」「マネー」「低優先度」なんてカテゴリがありましたが、結局は独自にラベルを定義してそちらに振り分けられるようにしてました。
うん、私にはカテゴリは要らない。


ラベル

Inbox使用前にはもちろんGmailユーザだったわけで、階層化までしてラベルをかっちり整理してた記憶があります。 でも忘れました。
Inbox移行に伴い「カテゴリ」と同程度の大雑把な分類としてラベルを作り直して運用を開始したと思います。 しかしそれもいつの日かグチャグチャに・・・。 冒頭にも書きましたがInboxではそれでも良かったのです。
Gmailへ出戻るためにInboxのラベルを書き出して再構築しました。 本当に必要なラベルはどれか、ラベル名は適切か、表示順のコントロールも必要ではないか、などなど。 かつての階層化まで考え出すと頭がパンクしそうだったので、まずはInbox仕様の大雑把な括りのまま整理を行いました。


自動振り分け(フィルタ)

こちらもInboxの親切設計のおかげで設定の詳細を意識することなく運用していたので、Gmailで改めてその内容を確認してみるとグチャグチャでした。 同じラベルへの振り分け設定がいくつもあったり。
まあそれこそどんなにグチャグチャな振り分け設定でもGoogleパワーに任せておけば気にすることはないのですが、Gmailでは振り分け設定を自ら手動設定しなくてはいけません。 グチャグチャ状態のままでは私自身が今後混乱することでしょう。

なお先ほど書いたとおり私は同じラベルに振り分けるフィルタがいくつも存在しているのが嫌いです。 幸いフィルタ条件は論理和やワイルドカードが使えますので、複数に分散していたフォルたを1つにまとめました。 う〜ん、すっきり♪
(な〜んで正規表現が使えないかなあ)


自動振り分けを徹底して自動にする方法の検討

さて上述のような整理を進めているうちに興に乗ってきたわたくし。
一歩踏み込んだ設定をしてGmail運用を楽ちん仕様にしてみようと検討してみました。
例えば新しいWEBサービスを利用するようになって、これまでお付き合いの無かったメールアドレスから定期的に受信することとなった場合、それを適切なラベルに振り分けるには手動でフィルタ設定を編集する必要があります。 しかし新しいメアドとの付き合いが始まる度にいちいち編集するのは面倒です。 この手間をどうにか削減できないか。

フィルタの編集が面倒ならばフィルタを不変なものにすれば良いわけです。 メール送受信において不変なもの、つまり受信アドレスをフィルタ条件にすれば良いのではなかろーかと考えました。すなわち、

  • ラベルと1:1で対応するメールアドレスを用意する。
  • そのメールアドレスに受信したメールを対応するラベルに振り分けるフィルタを作る
  • 既存/新規サービスを含め、登録アドレスを振り分けたいラベルに対応したメールアドレスにする。

おお!いけそうですやん! Gmailはエイリアスも簡単に作れるしバッチリだ!
・・・と思ったのですが、Gmailのエイリアス書式
<オリジナル>+<任意文字>@gmail.com
の「+」記号を不正メールアドレスと判断するサービスがけっこうあります。
またこちらから送信する際にはエイリアスを指定できません。 そのメールに先方から返信されると振り分け先の無いぼっちメールとなってしまいます。

ではエイリアスではなく個別のGmailアドレスを作成して転送先としてメインアドレスに集約すればいいのでは? 確かにそれで上記の問題は解消できそうですが、それぞれのセキュリティ管理も面倒ですし、恒常的に使うかどうかまだ見極められていないラベルのために新たにGmailアカウントを作成しなくてはなりません。
目的と労力が見合っていない気がしますしGoogleさんにも迷惑です。
そんなわけでこの楽ちん仕様は諦めました。


どうでもいいメールを排除した「アーカイブ」を作る方法の検討

私にとって「どうでもいいメール」とは例えばデリバリピザをWEBオーダーしたときの受付完了メールとか、楽○のプロモーションメールです(配信停止に設定してんだから送ってくんなよ!)。
こうしたメールはフィルタで受信ボックスにすら表示されないようにしています。 ただ、もしかしたら何か重要なメールがこのフィルタに一致してしまう事故を考慮して、迷惑メール指定もしていませんし即削除にもしていません。 ゆえにこれらの「どうでもいいメール」は「すべてのメール」(アーカイブ)にも現れしまいはっきり言って邪魔です。
過去に完了させたメールをさっくりと探す場合などのために、これら「どうでもいいメール」を排除したアーカイブが欲しくなりました。

「どうでもいいメール」以外のメールに例えば「SA(スーパーアーカイブ)」というラベルと付けるのはどうでしょう。 受信時にSAラベルを付けられれば、あとはアーカイブするだけで良いことになります。
しかしここでもやはり問題が。 SA対象メールにはすでに何らかのラベルが自動で必ず付くようにフィルタ設定しています。 Gmailのフィルタは1ルールにつき1ラベルしか指定出来ないので、同じ条件でさらにSAラベルを付加するフィルタをもう1つずつ作らなければなりません。 先述しましたがA型の几帳面な部分がこういう冗長性に強い拒否反応を示します。 美しくない・・・。 いやホントそんなの気にしなくてもちゃんと振り分けてくれるんですけど、ダメなんだよねえ気になっちゃって。

待てよ?逆に考えればいいんじゃん?
『「どうでもいいメール」ラベルが付加されていないメール』という条件にすれば、とてもシンプルになりますし今後SA対象メールのラベルが増加してもメンテ不要なはずです。 うんうん行けそう!
しかしここでもまたまた問題が。 フィルタの優先度ってどうなってんだろ? 「どうでもいいメール」ラベルのフィルタ条件をおさらいしてみましょう。

  • 受信ボックスをスキップ
  • 既読にしちゃう
  • 「どうでもいいメール」ラベルを付加する

もしこの条件より先にSAフィルタが発動しちゃうと、「どうでもいいメール」にもSAラベルが付加されてしまいます。
そこで、根拠は無いもののSAフィルタをフィルタリストの一番下にくるように調整してみました。 具体的には、全フィルタをXMLファイルにエクスポートしてテキストエディタで順番を整理し、それを再びインポートするという手順です。
やってみると思惑どおりに機能しました。よっしゃ!


最後に

後半が少し長くなってしまいましたが、Gmailへの出戻り整理がひとまず完了しました。
しかし今後の運用で、ラベル構成の変更や階層化を使った細分化などもやりたくなってきそうな予感がしてます。 その時になってみないと私自身のヤル気は分かりませんが、やはり送信先メールアドレスによる振り分けを実現させておいたほうがいいのかもなあと考えています。








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posted by Huwy at 00:48 | Comment(0) | WEBサービス | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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