2013年06月01日

【タスク管理】 Subtask:マインドマップっぽいタスクリスト

こんにちは。

またまたオンラインのタスク管理サービス「Subtask」をご紹介。
マインドマップ好きの私は使ってて気持ちいいな〜と思えました。
オンラインなタスク管理サービスの常ではありますが、チーム作業を前提とした比較的「ザックリ管理」でGTDには不向き(なサービスばっかり紹介してるな・・・汗)ですが、マインドマップで表現するのでタスク構造が非常に分かりやすいです。

 

 

 

 

 

出来る事

マインドマップを作成する要領でタスクを追加していきます。
各ブランチの色やポジションは自動で決められ、悪く言えば融通が利きませんが見た目の仕上がりはスッキリきれいです。
このサービスで主に出来ることを箇条書きします。

  • コメントによるディスカッション
  • ノート追加
  • 締切日設定
  • 担当者割り当て
  • 各タスクごとにファイルアップロード
  • ブランチを跨いだタスクの関連付け
  • タスクのブランチ間移動
  • ズームイン/アウト
  • カレンダービュー
  • 期限フィルタビュー
  • 担当者フィルタビュー
  • PDFまたはPNGでエクスポート
  • アクティビティ一覧表示(誰がいつどのタスクを更新したか)
  • メンバ招待
  • メール通知(日次、更新契機)

 

カレンダービュー

 

期限フィルタビュー

 

 

 

お値段

無料アカウントが作成できますが制限がけっこう大きいです。

  • 作成できるプロジェクトは2つまで
  • 各プロジェクトごとに作成できるタスク数は最大100
  • アップロード可能なファイルは総計10MBまで

これら制限は各種有料プラン(ユーロ建て)を契約すると緩和されます。

 

 

 

 

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2013年03月20日

【タスク管理】 asane : UIはキレイなんだけど

こんにちは。

またまたLifehackerで紹介されていたタスク管理サービスのご紹介。
まあご紹介言うても私が知らんかっただけで、けっこう以前から提供されているようですが。

 

 

サービスのざっくり概要

タスク管理というよりは、プロジェクト管理の色のほうが強いかなという感じです。

ワークスペース>プロジェクト>優先度ヘッダ>タスク>サブタスク

という5階層でタスクを定義できます。 以下、主に出来ることの羅列。

  • 締切日の設定
  • 繰り返しの設定
  • ノートの追記
  • ファイル添付(Dropbox連携も可能)
  • タスクの並べ替え(=優先度の並べ替え)
  • 簡易ソート
  • 簡易フィルタリング
  • チームメンバ招待
  • チームメンバへのアサイン
  • チームメンバとのコメントコラボ
  • チームメンバによる変更を通知
  • プロジェクトビューとメンバビューの切り替え
  • Googleアカウントでサインイン
  • Googleカレンダーへの反映
  • チームメンバ30人までは無料
  • iOS/Androidアプリあり

 

ご覧のようにGTDっぽい要素はありません。
ただし、UIがシンプル=要素が少なくゴチャついていないのでビジュアルは非常に好感が持てます。

 

 

 

 

残念な点

キーボードショートカットをサポートしていて快適な操作性のはずなのですが、マニュアルにあるショートカットキーと実際の挙動が一致していない部分がありました。

タグが使えるはずでマニュアルにも記載があるのですが、私には追加することが出来ませんでした。 無料バージョンだと使えないのかしらん?
階層化レベルにも限界があるため、属性や構造でタスクを分類するには一定の制限があることになります。

 

 

 

というわけで

GTDには完全に不向きですが、先述のようにプロジェクト管理をチームコラボレーションするには良いサービスだと思います。 あとUIはホントに素敵。

 

 

 

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2013年03月15日

【タスク管理】droptask : 日々のタスク管理というよりはイメージの共有

こんにちは。

GTDには不向きですが、視覚的に面白いタスク管理サービスがLifehackerで紹介されていました。

 

コンテンツ画面はこんな感じ。

 

タスクの階層構造を円で表すので、イメージが掴みやすいですね。
階層に制限は無いようですが、あまり何層にも階層化すると最小要素はほとんど視認できなくなってしまいます (表示を拡大すればOKですが)。

タグ付けや締切日の設定、ノート追記、フィルタリングなど基本的な機能は備えています。
また共有機能を重視しているようで、メンバに対するタスクの割り当ても簡単ですし、コメントのやり取りや、要素が変更された場合にメールやデスクトップに通知される機能やなどもあります。
日常の細かいタスク管理というよりは、大きなイメージをプロジェクトメンバで共有する目的に使えそうです。

ちなみに(今のところ)完全無料です。

 

 

 

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2013年02月02日

【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかC(最終回)

こんにちは。

数回に渡って書き連ねてきた「俺様GTD」環境の構築経緯。 今回で最終回です。
Toodledoに比べて機能が見劣りするGQueuesで「俺様GTD」やったるで!と決めましたが、見劣りする部分をどう補っていくか、私なりの工夫を書いていこうかと思います。
あと、GQueuesの今後の展望やGTDしてみた感想など。

 

 

 

 

タグはどんなの作ってんのさ

GQueuesはタグの体系化如何によって使い易くも使いづらくもなると前回書きました。
後述のSmart Queuesもタグありきです。
「俺様GTD」では以下のように体系化しています。
GQueuesにおいてタグは文字列順に勝手にソートされてしまいますから、記号を使って同一属性のタグがまとまるようにしています。
具体的には

  • 「!」記号を含むタグは 「ステータス」
  • 「#」記号を含むタグは 「手段のコンテキスト」
  • 「@」記号を含むタグは 「場所のコンテキスト」

といった具合です。 それぞれ色分けもして視認性を高めています。

ステータスをタグで自由に表現できるのは、Toodledoでは不可能なGQueuesの利点ですね。

 

 

 

 

Smart Queues使いまくり

私のGTD運用において外出先における参照頻度は比較的高く、様々な属性単位のビューを柔軟に切り替えられないと大変困ります。
GQueuesは属性付加をタグを駆使して行ないます。 ところがモバイル版ではタグビューが使えません。

ではどうするか。
モバイル版ではSmart Queuesは使えますので、ほぼタグ1つ1つに対応するSmart Queuesを作成しました。

左端にズラリと並んだ大量のSmart Queues。 いや、正直不恰好ですね。
モバイル版では色分けも反映されませんから、無意味なSmart Queuesも見出しとして挿入しています。

さて、これをいざモバイル版で見てみるとこんな感じです。

縦長になったiPhone5でももちろん全てを見通せません。
なんだかネガティブなことばかり書いてますね。 こういったToodledoを使用していれば要らぬ努力が我慢ならん方は、やっぱりGQueuesはお薦めできません。

さて、「俺様GTD」でもっとも重要なのは「☆HotList」です。
これは、第1回目の記事で目的として挙げた

いま現在、気に掛けるべきタスクのみを抽出する

に相当します。 Smart Queuesの条件としては、

  • 今日までに期限を迎えるタスク(期限切れを含む)

”または”、

  • 次にやること(Next Action)
  • 仕掛中(Active)
  • 回答待ち(Waiting)

のいずれかのタグを付加されたタスクを抽出しています。

 

 

 

 

GQueuesの今後の展望

先日、Android版アプリがリリースされました。 モバイル版に比べて遥かに高機能です。
まず、タグビューが使えます。 「俺様GTD」のSmart Queuesの多さはモバイル版でタグビューが使えないことに起因しますから、これは非常に嬉しい。
また色分けの反映や、音声によるタスク作成、ネストしたサブタスクが作りやすいなど、かなり便利になってます。

そしてそして、ようやくタスク検索もサポートされたようです。
っていうか、PC版では未だに実装されてないません。 モバイルアプリで実装してんならPC版も早く対応してほしい。
この点は展望というより希望ですが、期待できるのではないでしょうか。

iOS版アプリはまだ開発中とのことです。 iPhoneユーザとしては待ちきれない思いです。
Android版と同じ仕様だといいなあ。 お願いだから差別化しないでね>開発者さん

 

 

 

 

GTDええわ〜

約3週間ほど「俺様GTD」を実践しています。
GTDには頭の中にある予定を徹底的に吐き出す「収集」という工程があります。
タスク管理に興味がある方は、GTDの意識がなくとも自然にやっていることではありますが、意外と「これは書き留めるまでもない・・・」などと判断してしまいがちです。
私は今回を機に本当に徹底的に洗い出してみました。
すると、これが実に気持ちいがいい。 完全に外部記憶に預けて頭のなかを空っぽにすることが、こんなに気分的に晴れやかになることとは思いませんでした。 新鮮な感動です。 
洗い出しにあたり、以下のブログのトリガーリストを参考にさせていただきました。
皆さんもぜひ実践してみてください。

未整理タスクを収集する

c.f. 2006-06-15 - 今日とは違う明日

さて、GTDをものすごく大雑把に言ってしまうと「タスクの体系化」なわけですが、これには定期的なメンテナンス、見直しが必要不可欠です。
この見直し作業に費やす時間を引き合いに、GTDというメソッドを否定する意見があります。 私もこれに反論する気はありません。
週に一回はメンテナンスしないとあっという間に破綻しますし、その時間も取れないほど忙しい場合には、GTDはむしろ負担にしかならないでしょう。
これからGTDを実践しようとしている方は、そのへんも覚悟されておいたほうが良いと思います。
ちなみに私は、この見直し作業そのものもタスクとして登録し、日次で軽く、週次でがっつり見直すようにしています。

 

 

 

 

おまけ

最後に、書き留めた「GQueuesに望む改善点」を挙げておきます。
多くはToodledoとの比較のうえで挙げたものです。
先述のように、モバイルアプリで既に実装されたものもあります。

  • タスクの開始日常設定追加
  • Tagの該当タスク数を表示
  • Smart Queuesで該当タスク数を表示
  • Smart Queuesのカテゴライズ
  • Smart Queuesの条件の柔軟性向上。特に完了/未完了の指定
  • 完了時のアーカイビング/削除の挙動をキューごとに設定
  • リピート設定したタスクがActiveに復旧する時、サブタスクも復旧させる機能
  • タグの引き継ぎ先タスクを指定可能とし、完了時に自動で引き継ぐ機能
  • ソートキーの指定を柔軟に
  • 検索機能
  • モバイル版にTagビューの追加(もちろん該当タスク数表示も)
  • モバイル版のSmart Queuesにも該当タスク数表示
  • モバイル版でタスクネストレベルの表示
  • モバイル版でTaskOverViewをサポート
  • モバイル版でもソート指定対応
  • モバイル版におけるタスク追加時に、新規タグ作成、リピート指定、下位ネスト指定も可能とする
  • iOSアプリ。もちろんアラート、バッヂ表示も。
  • Googleカレンダーとの連携において複数カレンダーをサポートし、キューごとに指定可能とする

今後もGTD、タスク管理について気になる情報を仕入れた時には記事をアップしようかと思います。 それではアデュ〜\(^o^)/

【タスク管理】GTDに本腰入れてみっか@ 
【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかA
【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかB
【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかC ←(最終回)

 

 

 

 

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posted by Huwy at 15:56 | Comment(0) | TrackBack(0) | タスク管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2013年01月26日

【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかB

こんにちは。

今回はGQueuesのちょいと詳細なご紹介記事です。

 

 

 

メニュー

画面左側のフレームに表示されるメニュー項目です。

 

 

My Queues

GQueuesでは主題となるタスクをキュー(Queue)と呼びます。
「夏休みラブラブ旅行計画」だったり「取引先Aの×××プロジェクト」だったり。
これらを、もう一つ上位の概念である「カテゴリ」に分類しながら追加していきます。

 

 

Smart Queues

カテゴリやキュー、期日、タグを条件として任意に定義したビューです。
私が関連記事の中で「ユーザ定義ビュー」と呼んでいるものに相当します。
予め以下のビューは定義済みです。

  • Inbox(受信トレイ)
  • Assignments(他のGQueuesユーザから依頼されたタスク)
  • Overdue(期限を超過したタスク)
  • Due Today(当日期限を迎えるタスク)
  • Due in a Week(1週間以内に期限を迎えるタスク)
  • All Tasks(すべてのタスク)

GQueuesではユーザ定義ビューの条件要素が限定的なので、あとはタグの組み合わせで様々なビューを作っていくことになります。
したがってタグを如何に上手に体系化できるかという点に大きく依存します。
上手く体系化できると、たとえば「いずれかの駅付近で明日までに購入する買い物リスト」なんてビューも作れるでしょう。

 

 

Friend Queues

自分に公開された他のGQueuesユーザのキューです。
たとえば仕事でチームメンバがGQueuesを使っていれば、「あいつは今こんなタスク抱えてるんだな」という確認が出来ます。

 

 

Tags

タグです。前回記事でも書いたとおり、GQueuesではコンテキストやステータスといった属性が用意されていませんから、タグで代用することになります。
GQueuesを使い易くするも使いづらくするも、このタグの体系化如何に依ると言っても過言ではありません。
綿密に計画してからタグを作っていくことをお薦めします。
私の体系化の例を次回記事で取り上げる予定です。

 

 

共通

メニューの各要素は名前の変更や削除が簡単に行えます。
またカテゴリー以外の要素は色分け出来ます。
新規作成時に他の要素と被らない色が自動で割り当てられますが、あとで変更も可能です。
またカテゴリ、キュー(Smart Queuesも)はドラッグ&ドロップで並べ替えることも出来ます。 タグだけは文字順固定で並びます。
残念なのがSmart QueuesとTagは、該当するタスクの数をメニューに表示してくれない点です。 いちいちビューを開いてみないと、タスクの有無はもちろん残タスクがいくつあるのかも分かりません。 これはとても残念。

 

 

 

タスク

タスクは何階層にネストさせることが出来き、サブタスクの展開/折りたたみも簡単です。


また、各タスクにはそれぞれ属性を指定できます。

タスクにマウスオーバーするとアイコンが表示されます。
これらをクリック(またはショートカットキー)して入力していきます。
左から順に、

  • 期限日時(およびアラート、リピート設定)
  • 依頼先
  • ノート
  • タグ(いくつでもOK)

最後の2つはコピー機能とタスク削除です。

これらの属性の表示をビュー単位でオン/オフ出来ますし、個々のタスク単位でもオン/オフ出来ます。 (表示オフにしても、入力のある属性はアイコンで確認できます。)
タスク編集はほぼキーオペレーションのみで行うことが出来ます。
ショートカットキーを覚えてしまえば、思考を妨げることなく次々とタスクを作成していけます。
またタスクは数を指定してコピーすることが出来るので、同様な属性を持つタスクを大量に作成する場合に便利です。

すべての属性を設定してすべて表示をオンにすると、こんな感じ。

 

 

 

 

ソート

各ビューの並び替えを「グループ化」と「ソートキー」を条件として指定できます。
(グループ化のほうが優先度が高いです)
残念なことにGQueuesのソート機能はToodledoに比べてそれほど高くありません。

 

 

 

 

設定

設定画面では、タスク追加用のメールアドレスの確認、全体に影響を及ぼすレイアウトの指定、Googleカレンダー統合、タスク完了時の挙動の指定、タグの編集、インポート/エクスポート、アカウント管理などが行えます。

 

 

 

モバイル

Android版アプリはそろそろリリース予定だそうですが、iOS版アプリは開発中とのこと。
現時点ではモバイル用のWEBページを利用出来ますが、これがあまり使い勝手がよろしくなく。
特にコンテキストやステータスはタグを代用するしかないのに、タグビューをサポートしていないのは残念です。
コンテキストやステータス相当のタグごとにSmart Queuesを作らないと、モバイルでは確認出来ないことになります。
またいろいろなカテゴリーやキューを横断するSmart Queuesでは、タスクがどこに含まれるものなのか分かりにくいのも残念。

 

 

 

有料エディション

有料エディションのみの機能として以下があります。

  • Googleカレンダーとの統合
  • リマインダー機能
  • 共有機能
  • 依頼機能
  • モバイル版の利用
お値段は1ユーザあたり年額$25で、GoogleWalletで決済します。
お試し期間としてフル機能を2週間だけ無料で利用することが可能です。
Toodledoより機能が限定的でしかも年額料金が高いとか(Toodledoは年額$14.95)、ますます人様には勧められないな・・・。

 

 

 

追記:わりと重要なことなので

スクリーンショット撮るの面倒になって割愛しちゃいましたが、やっぱり書くことにします。

 

優先度

GQueuesに優先度の概念はあまりありません。
強いていうなら、各キューにおけるタスクの並び順がそのまま「優先度の高い順」です。
並び順と優先度を独立させたい場合は、やはりタグを代用することになるでしょう。

 

 

期限

期限はカレンダーとスライダーで日時分単位で指定可能です。
時分を指定しない場合は終日タスクという扱いになります。
またそのタスクに必要な時間を分/時/日/週といった単位で指定出来ます。

 

 

リピート設定

リピートの指定は、日次/週次/月次/年次をベースに柔軟な指定が可能です。
3日おき、3週間おきなど繰り返しの単位も細かく指定出来ます。

 

週次ベースでは、繰り返す曜日の指定も出来ます。
これで平日だけ繰り返す、月水金だけ繰り返すといった指定が可能です。

 

月次ベースでは「月の日付」で繰り返すのか、「曜日」で繰り返すのか指定できます。
後者を選択すれば、「月の最終木曜日に繰り返す」といった指定が可能になります。

 

 

Smart Queuesの設定条件

Smart Queuesでは次のような要素を条件に指定できます。

Smart Queuesの種類として、General(一般)かNext actions(次にやること)を選択できます。
Next actionsは単純に各キューの残タスクのうち、並び順の先頭から数タスクを表示するだけです。 それ以上の条件付けは出来ません。

 

対象キューの範囲を選択できます。
全体なのか、他ユーザとコラボしてる時は自分のキューだけにするか、カテゴリやキューを限定するか、といった条件付けが出来ます。

 

期限の指定では、いつからいつまでに期限を迎えるタスクを対象とするか指定します。

  • 昨日
  • 今日
  • 明日
  • N週間

といった単位の組み合わせで指定します。
たとえば、「今から昨日いっぱいまで」という一見矛盾した条件を指定すると、いわゆるOverdue(期限超過)のタスクを抽出できます。

 

タグの指定では、複数のタグの「いずれかを含む」もしくは「すべてのタグを含む」を選択できます。

 

期限とタグは論理和、論理積で組み合わることが出来ます。
つまり指定した期限範囲とタグ両方を満たすタスクか、どちらか一方を満たすタスクかという組み合わせを選択できます。
このへんの指定も、Toodledoはほぼ無制限に条件を複雑化できますが、GQueuesは限定的です。

 

 

 

次回予告

次回は私なりのGQueues設定の工夫などをご紹介する予定です。

【タスク管理】GTDに本腰入れてみっか@ 
【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかA
【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかB ←
【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかC

 

 

 

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posted by Huwy at 13:07 | Comment(0) | TrackBack(0) | タスク管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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