2013年01月19日

【タスク管理】GTDに本腰入れてみっかA

こんにちは。

前回に引き続き、私のGTD環境構築経緯のエントリです。
今回は私の目指すGTD(以下、「俺様GTD」)に利用できそうなToDo管理WEBサービスのうち、ToodledoとGQueuesを比較します。


あくまで「俺様GTD」が比較基準ですから、納得いかない点も多々あると思います。
参考程度に留めておいてください。

 

 

ユーザインターフェイスの比較

ぶうっちゃけ申し上げて、この記事執筆時点ではGQueuesメインで運用しています。
後述する比較表を見ればToodledoのほうが高機能かつ柔軟なのですが、それでもGQueuesを選択するに至った大きな要素はユーザインターフェイスでした。

Toodledoは高機能であるあまり、多くの情報を一度に表示しようとして却って見た目が野暮ったい印象を受けます。
特に該当タスク数が多いビューを開いたとき、各タスクの大まかな属性を判断しづらく、詳細属性に目をやる必要が出てきます。
これもまた本来のGTDのスタンスを否定するようなクレームなのですが、「俺様GTD」では大変重要な要素です。


対してGQueuesは「G」の冠を頂くとおり、Googleの統一的なWEBインターフェイスを意識したすっきりとしたデザインです。 ビューの情報量はToodledoの足元にも及びませんが、細い色分けのお陰で一次判断が容易です。
また各タスクの情報要素の表示/非表示をその場で簡単に行えます(Toodledoでは設定画面で全体設定する必要があります)。

 

これは単に見た目の華やかさといえばそれまでですが、「俺様GTD」においては日々のGTD運用モチベーションを維持するためにも、如何に気持よく使えるか、という点は機能以前の大前提なのです。

 

 

機能の比較

主な機能を表にまとめてみました。
多分小さくて見づらいでしょうから、Googleドキュメントでも共有します。
表をクリックするとGoogleドキュメントを開きます。



比較1: サブタスク

Toodledoにおけるタスクの構造的表現は、フォルダ>ルートタスク>1次サブタスクの3階層です(サブタスクは無料エディションでは使えません)。

GQueuesでは、サブタスクの階層レベルに制限がありません。

ノートを活用すればサブタスクの階層レベルに拘る必要はあまりないのですが、「俺様GTD」では階層構造を視覚的に把握しやすいGQueuesに軍配を上げました。



比較2: コンテキスト、ステータータス、タグ

Toodledoでは、コンテキスト、ステータスという属性グループが予め用意されています。
これらは言わば「用途の限定されたタグ」と言えます。 1タスクに対しそれぞれそれぞれ1つずつ設定できます。
コンテキストはユーザ定義が可能ですが、ステータスは固定です。

GQueuesではコンテキスト、ステータスが無く、タグで代用することになります。
特にステータスはお仕着せの固定値ではなく、「俺様GTD」に合わせてユーザ定義できるということになるので、私にとっては見逃せないポイントです。
またすべてタグなので1タスクに複数のコンテキスト、ステータスを設定可能なメリットがありますが、却って混乱する可能性もある諸刃の剣。



比較3: 期間指定、繰り返し、リマインダー

Toodledoでは、開始日時、終了日時の指定が可能です。
繰り返しの条件も日次/週次/月次/四半期次/前後期次/年次をベースに、さらに隔週や毎月最終金曜日などの指定も出来ます。さらにさらに自然な文脈(英文)で設定することも出来ます。
リマインダーはSMSかEメールで任意アドレスに送信できます。

GQueuesであ終了日のみを指定可能です。
繰り返しの条件は日次/週次/月次/年次をベースに、さらに隔週や毎月最終金曜日などの指定も出来ます。
リマインダーはSMSかEメールで任意アドレスに送信できます。



比較4: ユーザ定義ビュー

Toodledo、GQueuesともユーザ定義ビューを作成できます。
そもそもGQueuesは規定ビューが期日基準のものしか無いので、コンテキスト(相当のタグ)ビューやステータス(相当のタグ)ビューを自分で定義しなければなりません。
それにも関わらず、ユーザ定義ビューの条件設定はToodledoのほうが圧倒的に柔軟性に優れています。 Toodledoでは、相当複雑な条件設定も可能です。

またToodledoのほぼすべてのビュー名の横に数値数が表示されて、該当タスクの有無確認が簡単に出来るのですが、GQueuesでは一部のビューのみです。
GQueuesでは各ビューに該当タスクがあるかどうか、いちいち開いて確認しなければならないのは非常に不便ですね。



比較5: ソート、フォルタ

ビューに対するソート、フィルタ機能は、Toodledoの完全勝利です。
そもそもビューはある条件で絞り込んだ表示ですが、さらに注目したい属性だけに絞り込むフィルタ機能、さらにさらに3次までのソートキー指定と、非常に柔軟かつ強力な機能で、注目したいタスクを見つけ出すのが簡単です。

GQueuesではグループ化と1次のソートキーが使えるのみです。 フィルタ機能も無いため、該当タスクの多いビューから注目したいタスクを見つけ出すのは少々厄介です。



比較6: タスク検索機能

GQueuesにはタスク検索機能がありません。 属性設定ミスで見失ったしまったタスクは、全タスク表示ビューを作ってそこから目視で探しだすしかありません。
痛すぎるデメリットです。

 

 

まとめと次回予告

ざっくり比較してみましたが、総括するとToodledoが如何に高機能であるか痛感する結果となりました。 この記事では全機能を網羅していませんが、残る引き出しもToodledoの圧勝です。 私も人様に勧めるなら迷うことなくToodledoを選択するでしょう。

しかし先述したように「俺様GTD」はGQueuesで運用しています。
ユーザインターフェイスの取っ付きやすさの他、「こんだけの高機能は私に必要か?」という観点からの判断です。
事実、仕事で4件の取引先の総数7件のプロジェクト抱えていて、さらにプライベートのタスクも管理していますが、上手く回せています。
これ以上の仕事量になった場合には、やっぱりToodledoじゃないと回しきれん!ということになるかもしれません。 その日まではGQueuesで頑張ってみます。

次回は、GQueuesのもうちょっと細い機能詳細や「俺様GTD」仕様についてポストする予定です。

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posted by Huwy at 03:56 | Comment(0) | TrackBack(0) | タスク管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2013年01月13日

【タスク管理】GTDに本腰入れてみっか@

こんにちは。

今回から数回に渡って、WEBサービスを利用した私のGTD環境構築の経緯を書き連ねようと思います。
後述しますが、あくまで私にしっくりくる環境を構築したものであり、万人に使いやすい環境であるとは限りません。 GTDの基本になるべく忠実に従ったつもりですが、恐らく他の方には使いづらいでしょう。

 

 

 

はじめに

WEB上には様々なタスク管理サービス(=ToDo管理サービス)があり、私はシンプルなGoogleTasksを利用していました。
これまではそれで十分事足りていたのですが、昨今の不況に煽られ我が職場も人員整理が実施されるに至り、社員一人一人の作業量が一気に増加してタスク管理が破綻し始めてきました。

GTD(Getting Things Done)は有名なライフハックメソッドです。
タスクを整理し、次に行うべき行動のみに集中できるよう体系化します。
その存在は知りつつも、いささか大袈裟な気がして敬遠していたのですが、タスク管理が破綻しかけている今の私にはまさに打ってつけ。 導入に本腰を入れてみることにしました。

GTDは方法論であって実現するツールについて言及するものではありません。 紙ベースでも何でもいいのです。
GTDでは各タスクに対して様々な属性を付与していくことで体系化しますが、そういった処理はコンピュータが得意分野であり、GTD実現のためのWEBサービスもたくさんあります。 そこでGTD環境のベースとするべく、いくつかのタスク管理WEBサービスを比較してみることにしました。

 

 

 

GTD実現のための要件を整理する

先述のようにGTDは方法論であり、カッチリ決められた手順が存在するわけではありません。 方法論を軸に自分が使いやすいようにカスタマイズしていくものです。
私にとって使いやすいGTD環境とは何か、整理してみました。

  • タスクをフォルダで整理できる
  • サブタスクを追加できる(出来ればネスト(階層)レベルに制限がないこと)
  • サブタスクのネストパス(親子関係)が把握しやすい
  • タグの指定ができる
  • タスクの状態を設定できる
  • コンテキスト(文脈)の指定が出来る
  • ビュー(タスクリストの切り口)が豊富である
  • ソート(並べ替え)条件が豊富である
  • 各ビューの該当タスク数が把握できる
  • タスクの開始日が指定できる

上から順に優先度が高い条件です。
さらに、せっかくWEBサービスを利用するため外出先でも確認できるほうが便利です。
したがって、私のモバイル環境=iPhone/iPadでも参照できることを条件に加えます。

これらの条件で目指す目的は、

いま現在、気に掛けるべきタスクのみを抽出する

というものです。
気に掛けるというのは、期限切れだったり当日が期限のタスクだけではありません。
作業時間が数日に渡るような「仕掛り」のタスクだったり、問い合わせ先から回答が得られればすぐに着手すべきタスクなども含まれます。

恐らくこれは本来のGTDの趣旨から外れる目的です。 仕掛りタスクは当日中に完了するサブタスクに細分化するべきですし、回答待ちタスクのみを抽出するビューを別途作成すべきです。  このへんは私が使いやすい私なりのカスタマイズという感じでしょうか。
このように、GTDは絶対的な方程式があるわけではなく、タスクの性質、実行環境のルールや慣習、個人の志向などによって、千差万別の様相を呈します。

 

 

 

タスク管理WEBサービスの比較

まずは前項の条件をあまり深く考えずにいろいろなタスク管理WEBサービスをリストアップし、それぞれ新規アカウントを作って試用してみました。

なお、人気の高い「OminiFocus」を候補としなかったのは、「WEBサービスがなくデスクトップアプリはMac版しかない」、「iOSアプリが高額」という理由に依ります。
正直、OminiFocusの柔軟性はかなり魅力なのですが、私のGTD環境のベースはあくまでWindowsPCなので、涙を飲んで断念しました。
WindowsPCでOminiFocusを使う方法もあるようですが、”マスタ”としては弱いかなと思います。
また、上記に挙げたサービス以外にもまだまだたくさんのサービスが存在します。
それらを探し出すことや精査することに時間を費やして、本来の目的が見失われるのもバカバカしいので、上記9サービスに限定しました。
なにしろまだGTD環境構築の途中です。 まずは自分なりの軸を作ることのほうが大切ですしね。


Remember The Milk

タスク管理WEBサービスの老舗中の老舗ですが、サービス名の通り買い物リストなどの単純な構成のタスクしか扱えません。
タグと柔軟なタスク検索機能を駆使すればGTDっぽい運用は可能でしょうが、検索条件の保存が出来ない、つまりビューの設定が出来きないのは痛いです。
そもそもサブタスクを作成できない時点で、私としては却下。


Nozbe, HiTask

それぞれサブタスクを作成できないので却下です。
サブタスクはノート欄に書くという方法もあるでしょうが、私が参照したいビューにはならないでしょう。 それぞれGTDを売りにしてるサービスのに皮肉なことです。 私の要件がワガママすぎるのかな?(´・ω・`)


Doit.im

検索条件を保存できるので、タグを駆使すれば私の望むGTDは可能でしょう。
そもそもかなりGTDを意識した作りなのですが、コンテキストがせっか使えるるのに、固定値のみでユーザ定義できないのが非常に残念です。
また、やはりサブタスクを作成できません。
さらにモバイルデバイスとの同期を1日1回だけに制限しているのもいただけません。


Any.do

まだWEB版が存在しません。
PCではかろうじてGoogleChrome用の拡張機能が使えますが、かなりあっさりした機能しかありません(その分、UIデザインはシンプルでスタイリッシュです)。
GTDには不向きですね。


Wunderlist, Producteev

サブタスクを作成できますがほぼノートと同じ扱いで、属性を付加することが出来ません。
っていうかこの両者は柔軟な属性付加がそもそも出来ません。


Toodledo, GQueues

私の目指すGTD環境を概ね満たせそうなのは、この両者になりました。

Toodledoはタスク管理WEBサービスの話題となるとほぼ必ず引き合いに出されるメジャーなサービスで、かなり細い環境構築が可能ですが、要素が多すぎて取っ付きにくいのがデメリットです。

GQueuesはGmailライクなデザインで視認性と操作性が心地良いサービスです。
サブタスクのネストレベルに制限が無いのも大きなポイントです。
ステータスやコンテキストはありませんが、ビューの定義も比較的柔軟に出来るので、タグで代用が可能です。 こちらは柔軟性ゆえに環境構築作業に苦労することでしょう。

 

追記:LifeBear

ちょっと気になった追加候補です。
なかなか機能豊富なサービスです。
テーマ>フォルダ>タスクという3階層に加え、有料アカウントではさらにサブタスクも作成できます。
Googleカレンダーとの連携もあり、イベントとタスクを1箇所で確認できます。
しかし如何せん、各タスクにタグが1つしか設定できない、UIデザインが可愛すぎ、まともに使える有料プランが高額すぎ、という理由で却下しました。

 

追記:ActiveInbox

非常に悪いクセだなと自覚しつつ、また気になるサービスを見つけてしましました。
GmailをGTDプラットフォームにしてしまうというブラウザプラグインです。
利用できるブラウザは限定的で、確認できた限りではGoogleChromeまたはFirefoxだけです。
メールアイテムをタスクとし、Gmailのラベルを駆使して属性を付加していきます。
GQueuesと似ていますが、Gmailではラベルの階層化が可能なので、その点ではこちらのほうが便利かな。
あくまでメールアイテムが基本なのでタスクの階層化を表現するのは難しいですし、複雑なビューも定義できません。
私にはちょいと合いませんでしたが、メールドリブンなお仕事の方には非常に有用だと思います。

 

 

次回予告

長くなってきましたので、今回はこのへんで。
次回は、絞り込んだToodledo, GQueues両者をもう少し細かく比較検討してみます。

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posted by Huwy at 23:08 | Comment(3) | TrackBack(0) | タスク管理 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

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